FAQ für Kontrollstellen/Behörden

Als Behörde oder Kontrollstelle erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten. Bitte merken Sie sich Ihre Zugangsdaten für die weitere Nutzung der Datenbank. Sie können sich jetzt bei organicXseeds über „Mein Konto“ rechts oben in der Ecke anmelden.

Wenn Sie das Behörden- oder Kontrollstellen-Konto mit mehreren Mitarbeiter*innen nutzen möchten, teilen Sie uns dies bitte mit und wir können mehrere Logins erstellen.

Klicken Sie rechts oben in der Ecke bei „Mein Konto“ auf „Passwort vergessen?“. Hier können Sie durch Angabe Ihres Benutzernamens und Ihrer E-Mail-Adresse anfordern Ihr Passwort zurückzusetzen. Ihnen wird dann an die E-Mail-Adresse ein Link zugesendet, über welchen Sie sich ein neues Passwort definieren können.

Sollten Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, klicken Sie auf „Benutzernamen vergessen?“ und geben Ihre E-Mail-Adresse an. Ihnen wird dann an die E-Mail-Adresse Ihr Benutzername zugesendet.

Die E-Mail-Adresse muss derjenigen entsprechen, die Sie bei der Registrierung angegeben haben. Haben Sie keinen Zugang mehr zu der E-Mail-Adresse? Dann kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen beim Zurücksetzen Ihres Passworts.

Klicken Sie im Menü auf „Benutzerdaten Verwalten“. Hier können sie Ihre Zugangsdaten (Benutzername, E-Mail, Passwort) selbstständig ändern.

Einem Behörden- oder Kontrollstellenkonto können pro Bundesland verschiedene Rechte zugewiesen werden, und je nachdem unterscheiden sich auch die Funktionen. Je nach Bundesland können Beobachter- oder Bearbeitungsrechte vergeben werden. Wenn Sie in einem Bundesland Beobachterrechte haben, können Sie Ausnahmegenehmigung nur beobachten, nicht aber genehmigen. Wenn Sie in einem Bundesland Bearbeitungsrechte haben, sind Sie für die Genehmigung von Anträgen zuständig. Weitere Informationen zur Antragsbearbeitung finden Sie unter „Wie kann ich einen Antrag bearbeiten?“. Sollten sich die Bedingungen in einem Bundesland ändern, teilen Sie dies uns mit, so dass wir die Einstellungen entsprechend vornehmen können.

Kontrollstellen sind bundesweit dafür zuständig, ihre Kund*innen in die Datenbank zu importieren und diese auf dem neusten Stand zu halten. Mehre Informationen zum Kundenimport finden Sie unter „Wie kann ich meine Kund*innen in der Datenbank importieren?“. Ebenso haben Kontrollstellen die Möglichkeit Anträge im Auftrag ihrer Kund*innen zu stellen. Mehr Informationen zur Antragstellung im Auftrag finden Sie unter „Wie kann ich einen Antrag im Auftrag einer Kund*in stellen?“.

Bei der Registrierung müssen Landwirt*innen ihre Kundennummer und Postleitzahl angeben. Diese wird mit den in der Datenbank hinterlegten Daten abgeglichen. Nur bei einer Übereinstimmung kann die Landwirt*in mit der Registrierung fortfahren.

Um die Kundennummer und Postleitzahl in der Datenbank zu hinterlegen, müssen Kontrollstellen einen Kundenimport durchführen. Hierfür klicken Sie im Menü auf „Kunden Import“. Dort wird beschrieben, wie eine Kundenliste für den Import zu erstellen ist, d.h. welches Format die Datei haben muss, welche Felder obligatorisch und welche optional sind.

Sobald Sie eine entsprechende Kundenliste erstellt haben, können Sie die Datei hochladen. Wenn Sie auf „Hochladen“ und „Prüfung Daten“ klicken, wird die Datei zunächst geprüft und Sie werden im Vorschaufenster auf eventuelle Fehler hingewiesen, wie viele Kund*innen neu angelegt, aktualisiert oder deaktiviert werden. Klicken Sie anschließend auf „Daten in organicXseeds hochladen“ um den Import abzuschließen.

Bitte speichern Sie sich die Kundenliste ab, da Sie sie zur Aktualisierung der Kund*innen in der Datenbank benötigen. Brauchen Sie Unterstützung bei der Erstellung der Kundendatei oder erhalten eine Fehlermeldung, dann kontaktieren Sie uns!

Klicken Sie hierfür im Menü auf „Kunden Recherche“ und geben Sie Kundennummer oder Namen der Kund*in ein.

Bitte sorgen Sie dafür, dass die Kundenliste auf dem neusten Stand gehalten wird, um ein reibungsloses Funktionieren der Datenbank zu gewährleisten. Aktualisieren Sie die Datei unverzüglich, wenn eine neue Kund*in einen Vertrag mit Ihnen eingeht, oder wenn eine Kund*in den Vertrag mit Ihnen beendet. Durch Bearbeiten einer Zeile in der Kundenliste können Sie die Kontaktdaten der Kund*in ändern, durch Hinzufügen einer neuen Zeile können Sie eine Kund*in neu anlegen, und durch Löschen einer Zeile können Sie eine Kund*in in der Datenbank deaktivieren.

Wenn eine Einzelgenehmigung durch eine Landwirt*in gestellt wurde, befindet sich diese im Ordner „Aktuell“. Um den Antrag zu bearbeiten, klicken Sie auf das blau hinterlegte Datum. Nun öffnet sich das Formular. Zunächst finden Sie Informationen zum beantragten Saatgut/Pflanzgut. Weiter unten können Sie die Entscheidung treffen, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt werden soll. Optional können Sie Ihr Bearbeiterkürzel eintragen, einen Hinweistext für den Antragsteller eingeben und Belege anfügen (z.B. Genehmigungsbescheid, Gebührenbescheid). Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Sie erhalten die Nachricht „Vorgang abgeschlossen“ .

Im Menü gibt es fünf Ordner, in denen Sie Anträge einstehen können: Aktuell, In Bearbeitung, Beobachtend, Im Auftrag, Archiv. Neu gestellte, noch unbearbeitete Anträge befinden sich im Ordner „Aktuell“. Sobald dieser durch Sie genehmigt/abgelehnt wurde, wird der Antrag in den Ordner „In Bearbeitung“ verschoben. Durch Drucken des Antrags, wird dieser automatisch in den Ordner „Archiv“ verschoben.

Im Ordner „Beobachtend“ befinden sich Anträge, für welche Sie nur Beobachterrechte haben. Dies sind zum einen Allgemeine Genehmigungen sowie Anträge in Bundesländern, in welchen Ihnen Beobachterrechte zugeschrieben wurden. Durch Drucken dieser Anträge, werden diese ebenso automatisch in das Archiv verschoben.

Im Ordner „Im Auftrag“ befinden sich Anträge, welche im Auftrag durch die Kontrollstelle gestellt wurden. Durch Drucken dieser Anträge, werden diese ebenso automatisch in das Archiv verschoben.

Sie haben auch die Möglichkeit im Menü unter „Recherche Bearbeitungsnummer“ nach der 16-stelligen Bearbeitungsnummer eines Antrags zu suchen.

Kontrollstellen können im Auftrag ihrer Kund*innen Anträge auf Ausnahmegenehmigung stellen. Gehen Sie hierfür bitte wie folgt vor:

1. Melden Sie sich unter „Mein Konto“ mit Ihren Benutzerdaten an.
2. Geben Sie in der Schnellsuche die entsprechende Art ein. Wenn Sie eine konventionelle Mischung beantragen möchten, geben Sie bei Art "Mischung" ein.
3. Klicken Sie vor dem richtigen Suchergebnis auf den (grau oder rot hinterlegten) Pfeil, um sich die Sortengruppe anzeigen zu lassen.
4. Neben der Sortengruppe finden Sie zunächst die Anzahl der Angebote und die Einstufung. Handelt es sich um die Einstufung „Einzelgenehmigung“ finden Sie daneben den Button „Antrag stellen“. Durch Eingabe der Kundennummer werden Sie zum Antragsformular weitergeleitet. Im Antragsformular geben Sie die Sorte, Menge, Fläche an und wählen Sie die entsprechende Begründung aus.

Weitere Infos zur Antragstellung finden Sie hier: Antragstellung

Kontrollstellen und Behörden können sich über die Datenbank einen Export über die Anträge erstellen. Hierzu klicken Sie im Menü auf „Antrags-Export“ und füllen die erforderlichen Felder aus. Die erforderlichen Felder und die Ansicht sind bei Kontrollstellen und Behörden leicht unterschiedlich. Wenn Sie einen speziellen Export benötigen, kontaktieren Sie uns bitte, und wir können ihn für Sie erstellen.

Informationen zu den Suchfunktionen finden Sie hier: Suche nach Saatgut/Pflanzgut